Häufig gestellte Fragen
Alle Antworten rund um die Umsatzsteuererstattung mit VAT-Butler
Grundlagen der Umsatzsteuererstattung
Die Umsatzsteuererstattung aus dem EU-Ausland ist ein Verfahren, bei dem deutsche Unternehmen die Mehrwertsteuer zurückerstattet bekommen können, die sie für Waren und Dienstleistungen in anderen EU-Ländern gezahlt haben. Dieses Verfahren basiert auf der EU-Richtlinie 2008/9/EG und ermöglicht es, die im Ausland gezahlte Umsatzsteuer (auch Mehrwertsteuer oder VAT genannt) zurückzufordern, sofern diese Steuer nach dem Recht des jeweiligen Landes erstattungsfähig ist.
Für die Beantragung der Umsatzsteuererstattung gelten folgende Mindestbeträge:
- Jahresantrag (für das gesamte Kalenderjahr): Mindestens 50 Euro
- Quartalsantrag (für einen Zeitraum von mindestens drei Monaten): Mindestens 400 Euro
Diese Mindestbeträge sind in der EU-Richtlinie 2008/9/EG festgelegt und gelten einheitlich für alle EU-Mitgliedstaaten. Beachten Sie jedoch, dass einzelne Länder in bestimmten Fällen abweichende Regelungen haben können.
Die Frist für die Einreichung von Erstattungsanträgen endet am 30. September des Folgejahres. Das bedeutet:
- Für Umsatzsteuer aus dem Jahr 2024 muss der Antrag bis zum 30.09.2025 eingereicht werden
- Für Umsatzsteuer aus dem Jahr 2025 muss der Antrag bis zum 30.09.2026 eingereicht werden
Verspätet eingereichte Anträge werden in der Regel nicht mehr berücksichtigt. Daher empfehlen wir, Ihre Rechnungen rechtzeitig hochzuladen, damit wir die Anträge fristgerecht einreichen können.
Über unseren Service
Unser Service funktioniert in vier einfachen Schritten:
- Registrierung: Sie erstellen ein Konto bei VAT-Butler und geben Ihre Unternehmensdaten ein.
- Hochladen von Rechnungen: Sie laden Ihre EU-Auslandsrechnungen in Ihr Portal hoch. Wichtig: Es können nur Rechnungen bearbeitet werden, auf denen Umsatzsteuer ausgewiesen ist und die nicht dem Reverse-Charge-Verfahren unterliegen.
- Verifizierung & Antragsvorbereitung: Unser System analysiert Ihre Rechnungen mittels OCR-Technologie, jede Rechnung wird zusätzlich von unserem Expertenteam manuell geprüft. Wir bereiten Ihren Antrag vor.
- Strategie wählen: Sie entscheiden zwischen konservativer Bearbeitung (ohne weitere Rückfragen) oder detaillierter Strategie (mit Zusatzinfos für höhere Erstattungen).
- Bearbeitung und Nachverfolgung: Wir übernehmen das komplette Rückfrage-Management in allen EU-Sprachen über Ihr eigenes Postfach bei uns.
Sie können den Fortschritt jederzeit in Ihrem Dashboard verfolgen und erhalten Benachrichtigungen zu wichtigen Statusänderungen.
Wir bieten zwei transparente Preismodelle ohne versteckte Kosten:
PrePaid-Modell (12%) - Von uns empfohlen:
- 12% der beantragten Erstattungssumme
- Zahlung vor Übermittlung der Anträge
- Erstattungsgarantie: Bei mehr als 10% Abweichung zwischen beantragter und erstatteter Summe erhalten Sie eine Gutschrift
- Beste Konditionen für Ihr Unternehmen
PostPaid-Modell (16%):
- 16% der tatsächlichen Erstattungssumme
- Zahlung erst nach Erstattungsankündigung durch die Steuerbehörde
- Kein finanzielles Risiko für Sie
- Maximale Flexibilität und Sicherheit
Beide Modelle beinhalten alle unsere Leistungen: OCR-Analyse, manuelle Expertenprüfung, Antragserstellung, komplettes Rückfrage-Management in allen EU-Sprachen und Dashboard-Zugang.
Sie können alle Arten von Geschäftsrechnungen einreichen, auf denen Umsatzsteuer aus EU-Ländern ausgewiesen ist und die nicht dem Reverse-Charge-Verfahren unterliegen. Beim Reverse-Charge-Verfahren wird auf der Rechnung vermerkt, dass der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer schuldet, und es ist keine Erstattung möglich.
Typische erstattungsfähige Rechnungen umfassen:
- Hotel- und Übernachtungskosten
- Restaurantrechnungen
- Kraftstoffrechnungen
- Mietwagenkosten
- Messestände und -eintritte
- Waren und Materialien
- Reparaturen und Wartungen
- Konferenz- und Seminarteilnahmen
Die Rechnungen müssen alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten und eindeutig auf Ihr Unternehmen ausgestellt sein.
In den seltensten Fällen kann es vorkommen, dass ein Antrag abgelehnt wird. Je nach gewähltem Preismodell gehen wir wie folgt vor:
Bei PrePaid-Modell: Da die Gebühr vor Einreichung bezahlt wurde, analysieren wir die Ablehnungsgründe. Bei berechtigter Aussicht auf Erfolg kann unser Anwalt nach Rücksprache mit Ihnen Einspruch einlegen (zusätzliche Kosten können anfallen).
Bei PostPaid-Modell: Da Sie erst nach Erstattungsankündigung zahlen, entstehen Ihnen bei einer Ablehnung keine Kosten für unsere bisherige Arbeit.
Wir sind stolz auf unsere hohe Erfolgsquote von über 98% bei Erstattungsanträgen, da wir bereits vor Einreichung mit unserer langjährigen Expertise sorgfältig prüfen, ob alle Voraussetzungen für eine erfolgreiche Erstattung erfüllt sind.
VAT-Butler unterscheidet sich durch mehrere Faktoren von anderen Anbietern:
- Erstattungsanträge für alle 27 EU-Länder: Wir bearbeiten Ihre Anträge für alle EU-Mitgliedstaaten
- Eigenes Postfach für jeden Kunden: Keine Behörden-E-Mail geht im Spam verloren
- Manuelle Expertenprüfung: Jede Rechnung wird nicht nur durch OCR erfasst, sondern zusätzlich von unserem Team mit langjähriger Erfahrung manuell geprüft
- Komplettes Rückfrage-Management: Wir kommunizieren mit allen Behörden in deren Landessprache - auch in Polnisch, Schwedisch, Spanisch etc.
- Flexible Antragsstrategien: Konservativ (ohne Rückfragen) oder Detailliert (mit Zusatzinfos für höhere Erstattungen)
- Kundenorientierter Prozess: Wir haben jeden Schritt optimiert, um maximale Effizienz für Sie zu erreichen
- Flexible Preismodelle: PrePaid (12% - von uns empfohlen) oder PostPaid (16%)
- Zeitersparnis: Durchschnittlich 28 Stunden pro Quartal
- Hohe Erstattungen: Durchschnittlich 15.000€ pro Quartal
Technische Fragen
VAT-Butler akzeptiert folgende Dateiformate für hochgeladene Rechnungen:
- PDF (.pdf)
- JPG/JPEG (.jpg, .jpeg)
- PNG (.png)
- TIFF (.tiff, .tif)
Für eine optimale Verarbeitung empfehlen wir, Rechnungen in klarer Qualität hochzuladen. Die OCR-Technologie kann bei unscharfen oder gedrehten Bildern Schwierigkeiten haben, die Daten korrekt zu extrahieren. Unser Expertenteam prüft jedoch jede Rechnung manuell nach.
Die Sicherheit Ihrer Daten hat für uns höchste Priorität:
- Alle Daten werden verschlüsselt übertragen und gespeichert (SSL/TLS-Verschlüsselung)
- Wir nutzen sichere Rechenzentren in Deutschland und sind DSGVO-konform
- Regelmäßige Sicherheitsaudits und Penetrationstests
- Strikte Zugriffskontrollen und Authentifizierungsverfahren
- Ihre Daten werden ausschließlich zum Zweck der Umsatzsteuererstattung verwendet und nicht an Dritte weitergegeben
Durch diese Maßnahmen stellen wir sicher, dass Ihre sensiblen Unternehmensdaten bestmöglich geschützt sind.
Rechtliche und administrative Fragen
Ja, damit wir für Sie tätig werden können, benötigen wir eine Vollmacht. Diese wird automatisch im Registrierungsprozess erstellt und kann digital unterzeichnet werden. Die Vollmacht ermächtigt uns:
- Umsatzsteuererstattungsanträge in Ihrem Namen zu stellen
- Mit den zuständigen Behörden zu kommunizieren
- Rückfragen und Nachweise zu bearbeiten
- Fremdsprachige Korrespondenz mit EU-Behörden zu führen
Die Vollmacht gilt ausschließlich für die Umsatzsteuererstattung und kann jederzeit widerrufen werden.
Das komplette Rückfrage-Management wird von unserem Expertenteam übernommen:
- Alle Behörden-E-Mails gehen an Ihr eigenes Postfach bei uns - keine Mail geht im Spam verloren
- Wir erhalten die Rückfragen direkt in der jeweiligen Landessprache
- Unser Team mit langjähriger Erfahrung analysiert die Anfragen - egal ob auf Französisch, Polnisch oder Rumänisch
- Wir bereiten professionelle Antworten in der jeweiligen Landessprache vor
- In den meisten Fällen können wir alle Rückfragen mit den bereits vorhandenen Dokumenten beantworten
- Nur wenn zusätzliche Informationen benötigt werden, kontaktieren wir Sie
- Sie werden über alle wichtigen Entwicklungen in Ihrem Dashboard informiert
Dieser umfassende Service ist vollständig in unserer Provision enthalten - es fallen keine zusätzlichen Kosten an.
Nach dem Hochladen Ihrer Rechnungen und unserer manuellen Verifizierung bereiten wir Ihren Antrag vor. Dann können Sie zwischen zwei Strategien wählen:
Konservative Strategie:
- Vollautomatische Bearbeitung ohne weitere Rückfragen von VAT-Butler
- Schnellste Bearbeitung
- Ideal für Unternehmen, die Zeit sparen möchten
- Wir beantragen nur Erstattungen, die zu 100% durchgehen
Detaillierte Strategie:
- Wir fragen zusätzliche Informationen ab
- Beispiel: Bei Tankrechnungen - PKW oder LKW?
- Ermöglicht oft höhere Erstattungsbeträge
- Einfache Beantwortung - oft können Fragen für mehrere Rechnungen gesammelt beantwortet werden
Beide Strategien sind in unseren Preisen vollständig enthalten. Sie wählen einfach, was für Ihre aktuelle Situation am besten passt.
Die Dauer des Erstattungsprozesses variiert je nach Land:
- Bearbeitungsfrist der Behörden: Nach EU-Recht müssen Erstattungen innerhalb von 4 Monaten nach Antragstellung erfolgen
- Bei Rückfragen: Die Frist kann sich auf bis zu 8 Monate verlängern
- Durchschnittliche Dauer: In der Praxis beträgt die durchschnittliche Bearbeitungszeit etwa 3-6 Monate
Einige Länder sind in der Regel schneller (z.B. Niederlande, Österreich), während andere länger benötigen (z.B. Italien, Portugal). VAT-Butler überwacht kontinuierlich den Status Ihrer Anträge und interveniert bei übermäßigen Verzögerungen.
Haben Sie weitere Fragen?
Unser Expertenteam mit langjähriger Erfahrung steht Ihnen gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns einfach oder starten Sie direkt mit VAT-Butler.